Essere produttivi in smartworking

Lavori da casa in questo periodo? Che tu faccia regolarmente home office o che stia lavorando da casa temporaneamente, ecco alcuni consigli su come organizzare il tuo spazio di lavoro, i migliori strumenti da utilizzare quando fai smartworking, per assicurarti di poter essere produttivo al massimo anche fuori dall’ufficio.
Per cominciare, ecco il punto cruciale: essere produttivi lavorando da casa è possibile. Senza le distrazioni dell’ufficio come il brusio di sottofondo, i pranzi di gruppo, i meeting e altre attività che si svolgono regolarmente in ufficio, potresti dimostrarti più produttivo come mai lo sei stato prima.
D’altro canto, ci vuole più iniziativa per trovare tutta questa produttività. Qualche volta capita che le persone trovino il lavoro da casa alienante, che abbiano problemi comunicativi o sentano la mancanza del senso di appartenenza al team. Avere il giusto allestimento e utilizzare strumenti efficaci ti aiuta ad assicurare che tutto questo non accada. 

Prima di tutto, organizza il tuo spazio

L’idea di lavorare dal tuo letto col portatile è senz’altro invitante, come anche quella di rilassarsi sul divano, ma è difficile rimanere produttivi a lungo in quelle condizioni. Organizza uno spazio di lavoro che includa una sedia comoda dotata di schienale alto, un tavolo o una scrivania per il tuo computer e un contesto che sia il migliore per svolgere il tuo lavoro.
Assicurati di avere una connessione internet affidabile e di avere accesso a tutti i file di cui hai bisogno. Se ti capita all’improvviso di trovarti a dover lavorare da casa, potrebbe volerci più tempo per accedere al server aziendale. Se è questo il caso, trasferisci i file a cui devi lavorare con più urgenza su un'altra piattaforma come Google Drive per poter accedervi al di fuori dell’ufficio.
Se le tue giornate prevedono molte call, assicurati di farle in un ambiente tranquillo. Potrebbe rivelarsi una grande distrazione un rumore di cantieri che arriva dall’esterno che sovrasta la tua voce nelle telefonate. Pianifica la tua giornata e organizzati per poter stare in un luogo tranquillo per fare le tue telefonate se necessario.
Lavori meglio con un sottofondo musicale o nel silenzio assoluto? Al caldo o al fresco? Un grande vantaggio nel lavorare da casa è che puoi impostare il tuo spazio di lavoro nel modo che ti fa sentire più creativo e produttivo. Fai tesoro di questa opportunità e fai in modo che il tuo spazio di lavoro funzioni al meglio per te.

Come rimanere concentrato in home office: Lavora per un numero predefinito di ore al giorno.

Definisci un orario preciso di inizio e di fine per aiutarti a strutturare la tua giornata lavorativa. Decidi quando farai pausa pranzo e quando avverranno altri piccoli break. Avere un programma definito al quale fare riferimento ti aiuterà a strutturare la tua giornata e migliorare la concentrazione.

Elimina il più possibile le distrazioni

Spegni la TV e dimentica i mestieri di casa mentre stai lavorando. Siediti alla tua postazione di lavoro come faresti in ufficio e ignora più che puoi qualunque fonte di distrazione in cui puoi incappare lavorando da casa.

Sii organizzato.

Se lavori da casa solo un paio di giorni a settimana, programmala in modo che i lavori da svolgere a casa siano quelli individuali che ti riescono meglio in un ambiente che permette di concentrarsi molto, lasciando alle giornate in ufficio i compiti da svolgere in modo collaborativo con il team.
 

Rimani in contatto con il tuo team

Ora più che mai non è necessario essere fisicamente presenti per poter comunicare in maniera chiara ed esaustiva. Oltre alle solite modalità per comunicare col tuo tema tramite mail e chiamate, adotta altre strade come videochiamate, messaggistica istantanea e chat. La collaborazione a distanza è facile se si usano i giusti strumenti.

• Per comunicare: valuta di spostare tutta la comunicazione in applicazioni di messaggistica come Yammer, WeChat o WhatsApp. Skype for Business e Zoom rendono le videochiamate facilmente accessibili ed efficaci – organizza ogni giorno brevi stand-up virtuali col team per assicurarti che tutti siano allineati.
• Per la condivisione di file: usa programmi che ti permettano di accedere ai tuoi file ovunque ti trovi. In più ti permetteranno di poter lavorare a un documento in contemporanea con altri colleghi ed eviterai di fare confusione tra diverse versioni di uno stesso file. Prova a utilizzare strumenti come Dropbox, Google Drive o Evernote.
• Per gli update di team: Se porti avanti più progetti contemporaneamente e hai bisogno di avere aggiornamenti costanti, utilizza uno strumento di team collaboration che permette ai partecipanti di segnare ciò che è stato completato, ciò che resta pending e altri status delle attività. Altri strumenti come Trello permettono di fare update virtuali e di tenere tutto in ordine e organizzato per un accesso veloce e chiaro alle informazioni.

Work smart, work hard

Lo smartworking può essere svolto in maniera egregiamente produttiva, è solo questione di essere organizzati e di mettere il massimo impegno in quello che si fa. Un altro modo per avere successo è essere organizzati e sapersi automotivare.