Smart Working: Come individuare le priorità ed aumentare la produttività con il lavoro da remoto

Lo smart working è una filosofia aziendale che non solo permette ai dipendenti di svolgere le proprie mansioni da remoto, ma promuove un orientamento fortemente improntato al risultato e alle priorità del lavoro.

Questo comporta, concretamente, da una parte una maggiore flessibilità negli orari e nei luoghi lavorativi, dall’altra una crescente attenzione - dal punto di vista dell’azienda - nel raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Vediamo quindi come è possibile individuare con chiarezza le priorità e aumentare la produttività lavorativa. 

Come riconoscere le priorità con il lavoro da casa

Il contratto di lavoro che prevede lo smart working presuppone un’organizzazione sistematica delle attività non solo personali, ma soprattutto di quelle da condividere con i colleghi. 

Di conseguenza, organizzare le priorità risulta facile se si seguono alcuni suggerimenti, quali: 

• Condividere obiettivi e priorità del lavoro con il tuo referente

Si tratta di un aspetto cruciale quando si sottoscrive un contratto di smart working che è fortemente improntato agli obiettivi. Di conseguenza è opportuno chiarire in maniera chiara quali siano i focus e i tempi entro cui raggiungere gli obiettivi prestabiliti, senza lasciare spazio al fraintendimento.

• Condividere gli obiettivi e le priorità con il resto del team

​​​​​​​Sebbene il lavoro agile presupponga la possibilità di svolgere le attività da remoto e nel momento della giornata che si preferisce, tuttavia non bisogna mai dimenticare di essere parte di un team. Per questo, soprattutto quando si lavora a progetti condivisi con altri colleghi, è fondamentale condividere le idee, gli obiettivi e soprattutto i tempi di consegna. Solo grazie ad un’attenta pianificazione delle attività dei singoli soggetti potrete raggiungere - tutti insieme - gli obiettivi sperati. 

Condividere sempre la To Do List delle priorità con il manager

È opportuno sottolineare come il contratto di smart working rimanga un contratto di lavoro subordinato e, di conseguenza, il dipendente debba rispondere del proprio operato al proprio manager o referente.

Da questo punto di vista, quindi, la condivisione degli obiettivi, delle priorità del lavoro e la to do list per raggiungerli deve essere condivisa e concordata con il proprio superiore: una volta che entrambe le figure saranno allineate sulla prassi, allora si potrà procedere in armonia. 

Confrontarsi sulla gestione delle priorità con video conferenze e meeting soprattutto con lo smart working

Gli strumenti digitali a disposizione sono numerosi e diversificati in base al numero di componenti del team di lavoro e alle sue necessità: ad esempio, se alcuni di essi lavorano in smart working è opportuno predisporre e calendarizzare delle videoconferenze per poter condividere gli obiettivi, le priorità e soprattutto aggiornarsi sullo stato di avanzamento dei lavori. 

Il confronto è un aspetto fondamentale all’interno di un team e costituisce un elemento irrinunciabile per la riuscita di un progetto, anche quando chi vi lavora lo fa in smart working. Di conseguenza è fondamentale che le aziende possano dotare i dipendenti che lavorano in modalità agile di tutti gli strumenti adeguati a farlo: tra questi non devono mancare un computer con un sistema operativo adeguato alle necessità del lavoratore e un sistema cloud based che permetta a tutto il team non solo di condividere i file di lavoro, ma di poterli aggiornare in tempo reale insieme al teamwork. 

Aumentare la produttività quando si lavora da casa

Dal momento che lo smart working si fa portavoce di una filosofia orientata al risultato è spesso vitale poter rendere la propria giornata produttiva e, per farlo è opportuno seguire alcune norme, tra cui: 

• Pianificare gli impegni della giornata e le priorità del lavoro

La parola d’ordine degli smart worker è organizzazione e priorità del lavoro. Solo grazie ad un’attenta pianificazione degli impegni, delle riunioni e delle consegne è possibile raggiungere gli obiettivi auspicati.

Inoltre, è fondamentale che la “to do list” sia realista e non eccessivamente ambiziosa: inserire un numero eccessivo di attività potrebbe portare al mancato raggiungimento della gran parte di esse e al minor focus sulle priorità del lavoro. 

• Investire nella tecnologia

​​​​​​​Per chi lavora da casa la connessione ad internet è uno strumento di lavoro, al pari del computer e dello smartphone. Ne consegue che provvedere ad una connessione stabile costituisca un elemento fondamentale per il corretto svolgimento della giornata.

Inoltre, disporre di un computer con un sistema operativo aggiornato e performante consente di non incorrere in piccoli incidenti che possono rallentamente significativamente la propria giornata lavorativa. 

• Evitare le distrazioni per restare focus sulle priorità del lavoro

Si tratta di un suggerimento valido sia per chi lavora da remoto, sia per chi lavora in un ufficio. Infatti, mantenere la concentrazione permette non solo di essere più produttivi e di rimanere concentrati sulle priorità del lavoro, ma anche di completare in minor tempo le attività da svolgere.

Per questo è preferibile che gli smart worker dispongano di un ambiente interamente dedicato al lavoro (ad esempio una scrivania in camera da letto) e che evitino le distrazioni. Questo implica non solo la necessità di allontanarsi, ad esempio, dalla televisione accesso, ma anche limitare le notifiche proveniente dai social media sul proprio smartphone. 

Alla luce di quanto affermato è opportuno sottolineare come lo smart working costituisca una modalità lavorativa paritetica rispetto alle altre: infatti, grazie ai numerosi strumenti tecnologici e alla possibilità di organizzare adeguatamente la giornata in base alle priorità, i lavoratori agili hanno l’occasione di raggiungere i risultati prefissati e di aumentare la propria produttività.